Pendekatan-Pendakatan Manajemen Perkantoran

Beberapa pendekatan yang silakukan oleh manajer kantor adalah:

1. Pendekatan secara ilmiah

Ilmu adalah bagian dari pengetahuan yang diperoleh melalui metode ilmiah, pengetahuan mana telah dihimpun dan diterima dalam hubungannya dengan penemuan atau pengertian tentang kebenaran. Fakta-fakta yang menyusun bagian pengetahuan ini dinyatakan oleh pernyataan-pernyatan atau data-data yang pada umumnya dianggap mewakili fenomena dan dianggap bebas dari prasangka. Ilmu adalah sangat objektif;tidak ada tempat di dalamnya untuk pengaruh perseorangan, perasaan senang dan tidak senang.

Metode ilmiah terdiri atas langkah langkah sebagai berikut:

Tindakan dasar Langkah-langkah
Menciptakan 
  1. Mengenal masalah
  2. Membuat penyelidikan penyelidikan pendahuluan dan analisis
  3. Merumuskan hipotesis atau pemecahan sementara terhadap masalah
Menguji
  1. Membuat analisis secara seksama dan terperinci
  2. Mengumpulkan data yang cukup
  3. Menggolongkan data yang telah dikumpulkan
  4. Membuat jawaban sementara terhadap masalah
Menyimpulkan
  1. Menguji pemecahan atau jawaban ini
  2. Menyesuaikan dengan hasil-hasil dalam langkah 8
  3. Memberikan jawaban terhadap masalah

Metode ilmiah terdiri dari langkah langkah yang dirumuskan dengan baik seperti pada table di atas.

2. Pendekatan secara seni

Dengan manajemen perkantoran secara seni dimaksudkan pendekatan yang menitikberatkan pada seni manajemen. Seni menitikberatkan pada kecakapan mencapai hasil yang diinginkan. Seni manajemen menambah ilmu manajemen, karena seni manajemen menentukan ketangkasan dan cara yang terbaik untuk menerapkan sumbangan pengetahuan manajemen. Kecakapan untuk memahami dimana dan bilamana mengambil tindakan-tindakan tertentu atau untuk menghindarkan suatu tindakan adalah penting untuk berhasilnya manajemen.

Pertimbangan, pengalaman, pengertian dan perasaan agaknya adalah penting untuk mengembangkan seni manajemen. Ilmu meletakkan dasar, tetapi seni manajemenlah yang menyebabkan pencapaian manajemen.

3. Pendekatan secara Kebiasaan

Ketaatan kepada kebiasaan merupakan ciri seni pada manajemen perkantoran secara kebiasaan. Manajemen perkantoran ini mengikuti cara dan metode yang telah dipergunakan pad masa yang lalu; titik berat adalah pada cara mengerjakan tugas yang bersifat manajerial dengan cara yang sama seperti cara yang dipergunakan oleh orang yang lebih dahulu memegang jabatan. Tema yang pokok dinyatakan sebagai berikut: “Apa yang cukup baik bagi ayah saya adalah cukup baik bagi saya”. Pengikut manajemen secara kebiasaan jarang menanyakan mengapa atau menanyakan tujuan kegiatan manajerial khusus. Hanya sedikit mempersoalkan kegiatan-kegiatan untuk menemukan tekhnik-tekhnik manajerial yang baru.

4. Pendekatan melalui peninjauan

Jenis manajemen perkantoran ini ditandai oleh penggunaan peninjauan-peninjauan sebagai media pokok untuk menyelenggarakan suatu pekerjaan. Manajer secara peninjauan meninjau bagaimana manajer-manajer yang lain mencapai tujuan mereka dan menggunakan keterangan ini untuk menetukan  arah tindakannya sendiri. Ia meniru dan berusaha memilih apa yang ia pandang paling baik dari teknik teknik teman manajernya, kemudian memerapkannya kepada masalah masalah khususnya sendiri. Sikap manajer secara peninjauan adalah: “Ketahuilah bagaimana teman lain menyelenggarakan tugas manajerialnyayang sama dengan yang ada pada Saudara-kemudian pecahkan masalah manajerial Saudara dengan pendekatan dan metode yang sama”.

Manajemen secara peninjauan membantu membagi ide-ide dan teknik-teknik manajerial di antara para manajer. Lain daripada itu hal ini memerlukan sedikit kegiatan. Kebanyakan manajer ingin membicarakan kegiatan-kegiatan mereka, khususnya kegiatan-kegiatan di dalam mana mereka berhasil. Demikian pula manajemen secara peninjauan memberikan sumber sumber keterangan yang dinamis untuk masalah-masalah manajerial yang berubah, tetapi tidak perlu memberi bantuan kepada perbaikan teknik-teknik manajerial. Suatu praktek perkantoran yang baik untuk sebuah kantor mungkin memberikan hasil hasil yang kurang baik untuk perusahaan yang meniru hal ini, karena perbedaan dalam tujuan-tujuan, dalam besarnya kantor atau dalam pegawai-pegawai dari kedua perusahaan tsb.

Lagipula manajemen secara peninjauan dipergunakan oleh banyak manajer dari kantor kantor kecil, dimana fasilitas dan waktu mungkin membuat pendekatan pendekatan yang lain sukar untuk mengikutinya.

5. Pendekatan secara sistematis

Seorang manajer secara sistematis berusaha menjalankan manajemen sebagian besar dengan system-sistem. Hal ini dengan sendirinya meliputi rencana-rencana, kebijaksanaan-kebijaksanaan, hubungan-hubungan, dan pengawasan pengawasan yang dipergunakan oleh para manajer dan memberikan catatan-catatan manajerial yang diperlukan. Perbedaan antara manajemen secara sistematis dengan manajemen secara kebiasaan dan peninjauan hanya bersifat gradual, karena biasanya dipergunakan manajemen secara sistematis dalam tiap jenis manajemen.

Sebagian besar manajemen secara sistematis bersifat statis, karena manajemen secara sistematis ini cenderung menentukan atau menstabilisasikan suatu prosedur atau suatu pendirian tertentu. Manajemen secara sistematis cenderung memelihara sesuatu seperti yang sudah ada dan mengembangkan kebiasaan-kebiasaan yang tetap dan kaku untuk menyelenggarakan pekerjaan kantor.

Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan(Gomez-Mejia, dkk, 2004):

  1. Penyederhanaan pekerjaan. Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana, berupa tugas yang selalu berulang-ulang untuk memaksimalkan efisiensi dan ifektivitas pekerjaan administrasi. Meskipun penyederhanaan pekerjaan hamper sama dengan penyusunan kembali proses bisnis, namun hal yang membedakan adalah pendekatan ini hanya menitikberatkan pada pekerjaan dan proses tertentu, bukan proses keseluruhan dari sebuah perusahaan(Denton, 1992).
  2. Pemekaran pekerjaan. Pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace(1980) dilakukan dengan memekarkan sebuah  pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya jika seorang pekerja bagian persuratan mulanya hanya bertanggung jawab pada pengiriman surat, namun sekarang diberikan tanggung jawab untuk melakukan pendokumentasian surat.
  3. Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan di antara pekerjaan yang ada tanpa mengubah alur pekerjaan. Misalnya jika seorang staf dari bagian persuratan dirotasi ke bagian administrasi keuangan. Hal ini dilakukan jika sirasakan bahwa karyawan memerlukan penyegaran lungkungan dan jenis pekerjaan. Karena apabila tidak  dilakukan, produktivitas yang bersangkutan akan menurun dan tidak berkinerja sebagaimana mestinya.
  4. Pemerkaya pekerjaan. Pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan. Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga selesainya proses pekerjaan yang simaksud(Lawler, 1986). Misalnya seorang karyawan bagian duplikasi(fotocopy) dokumen perusahaan juga bertanggung jawab terhadap pendistribusian di lingkungan internal perusahaan.

Desain pekerjaan berdasarkan tim. Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan(Campion dan Higgs, 1995). Pendekatan ini dapat dicontohkan dengan pembentukan tim administrasi sebuah proyek baru yang melibatkan karyawan dan bidang keuangan, pemasaran, R&D, dan sumber daya manusia. Diharapkan nantinya pembentukan tim tersebut diikuti dengan kemandirian dalam mengelolah sebuah proyek, seperti perencanaan anggaran proyek ataupun bagaimana memanfaatkan sumber daya yang ada seefektif dan seefisien mungkin.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s